Nach § 43 der Grundordnung der Universität Witten/Herdecke vom 30. Juni 2010 in der Fassung vom 25. April 2023 werden Vertrauenspersonen zur „zügigen und nachhaltigen Beilegung von Konflikten zwischen Mitgliedern bzw. Angehörigen der Universität“ von den Fakultätsräten gewählt. Dabei stehen Konflikte im Zentrum, „die nicht gute wissenschaftliche Praxis betreffen oder durch andere Ordnungen geregelt sind“. Vertrauenspersonen stehen Betroffenen „neutral und vertraulich beratend zur Verfügung und sollen ggf. Lösungswege für den Konflikt aufzeigen“. Voraussetzung für das Konfliktgespräch ist, dass die Vertrauensperson unparteilich und ohne Befangenheit als Ansprechpartner:in in Anspruch genommen werden kann. Sollten diese Voraussetzungen aufgrund dienstlicher oder persönlicher Beziehungen nicht realisierbar sein, so kann die Unterstützung durch eine andere Vertrauensperson der Universität erfolgen bzw. eine solche Person vermittelt werden.

Die Anlässe, die Vertrauensperson anzusprechen und um Unterstützung sowie Beratung zu bitten, sind meist zwischenmenschliche bzw. soziale Beziehungsprobleme im Universitätskontext. Diesbezüglich können sich Personen aller Statusgruppen, also sowohl Studierende als auch Mitarbeitende (administratives wie wissenschaftliches Personal), an die Vertrauensperson wenden.

Die Kontaktaufnahme erfolgt bestenfalls per Mail mit einer knappen Schilderung des Anliegens. Dann wird ein erster Beratungstermin vereinbart, der in Präsenz oder auch telefonisch bzw. über Videochat stattfinden kann. Während dieses Termins erfolgen eine differenzierte Klärung des Anliegens, die Erarbeitung einer Unterstützungs- bzw. Zielperspektive und einer Lösungsstrategie sowie die Vereinbarung über das weitere Vorgehen.