Sie sind beispielsweise im Urlaub und können Ihre E-Mails nicht beantworten?

Der Abwesenheitsassistent ermöglicht automatisch eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlegen. Sie haben die möglichkeit einen eigenen Text zu erstellen und die Absender zu informieren.

Hinweis: Für Team-Postfächer wie z.B. "bewerber", "websupport" etc. können automatische Antworten *nicht* eingerichtet werden.
 

So richten Sie automatische Antworten ein:

• Rufen Sie den Menüpunkt "Datei" - "Automatische Antworten" auf.

• Aktivieren Sie das Optionsfeld "Automatische Antworten senden".

• Aktivieren Sie "Nur in diesem Zeitraum senden" und tragen Sie den Zeitraum ihrer Abwesenheit ein.

• Tragen Sie für Universitätsangehörige ("Innerhalb meiner Organisation") und bei Bedarf auch für externe Absender ("Außerhalb meiner Organisation") einen Benachrichtigungstext ein.

• Bei Aktivierung automatischer Antworten an Absender außerhalb der UWH können Sie wählen, ob diese automatischen Antworten an alle Absender geschickt werden sollen ("Jeder außerhalb meiner Organisation") oder nur an ihnen bekannte Personen, für die Sie in einem Adressbuch bereits einen Kontakt angelegt haben. Letzteres ist häufig sinnvoll, um zu vermeiden, dass Mails, die Sie über Mailverteiler erhalten oder die eine besondere Funktion haben ("Antworten Sie auf diese Mail, um den Newsletter zu abonnieren..") ebenfalls automatisch - und unerwünscht - beantwortet werden.
   

Tipp: Wenn Sie Outlook während der Abwesenheitsfrist starten, erscheint am oberen Bildrand ein Hinweis, dass automatische Antworten gesendet werden. Sie können die automatischen Antworten durch einen Klick auf die Schaltfläche "Deaktivieren" ausschalten. Dies lässt sich natürlich auch jederzeit über den Abwesenheitsassistenten (s.o.) einstellen.