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Mailverteiler

Zur Information eines großen Personenkreises per E-Mail stehen an der UW/H zentral gepflegte Mailverteiler zur Verfügung. Um den übermäßigen Gebrauch dieser zu verringern, unterliegt die Nutzung der einzelnen Verteiler einer Richtlinie.

Richtlinie zur Nutzung von Mail­ver­tei­lern:
Die offiziellen Mailverteiler dürfen nur genutzt werden, wenn eine andere Adressierung von Personengruppen nicht sinnvoll ist. Soweit nur kleinere Personenkreise oder sogar Einzelpersonen adressiert werden sollen, sind die Verteiler nicht zu verwenden.

Gesamtverteiler Universität Witten/Herdecke (MV-Gesamt-UWH), dieser beinhaltet:

  • Alle Personen, die in der IT erfasst sind, mit Ausnahme der Fakultätsmitglieder.
  • Damit gemeint sind alle Mitarbeitende, Studierende, Doktorand:innen, Dozierende und Externe

Gesamtverteiler Mitarbeitende (MV-Mitarbeiter), dieser beinhaltet:

  • Angestellte der Universität
  • Aushilfen für die Zeit ihrer Aushilfstätigkeit
  • Praktikant:innen
  • Stipendiat:innen

Mailverteiler Studierende (MV-Studierende), dieser beinhaltet:

  • immatrikulierte Studierende
  • Doktorand:innen der UW/H; incl. der nicht immatrikulierten Doktorand:innen (MV-Doktoranden)

Diverse Mailverteiler für Mitarbeitende und Studierende nach Fakultät/Department gestaffelt.

Alle Mailverteiler beginnen mit dem Kürzel MV-

Je Fakultät bzw. Bereich sind max. drei Personen für den Zugriff auf einen der Mailverteiler bzw. der darin enthaltenen Unterverteiler berechtigt.

Mails, die zur Versendung anstehen, sind vom Dekan bzw. Abteilungsleiter schriftlich freizugeben (z.B. per Mail).

Dieser trägt die Verantwortung für die Einhaltung dieser Richtlinie und kann dem BIT verbindlich Änderungen bei den Zuständigkeiten mitteilen.

Der Versand von Mails an die Verteilergruppen ist nur aus funktionalen Mailadressen zulässig; ein Versand aus einer persönlichen Mailbox nicht.

Die Verteilergruppen sind grundsätzlich im BCC-Feld zu adressieren, da nur so der Datenschutz der im Verteiler eingetragenen Adressen gewährleitet werden kann.

Mails, die einen größeren Verteilerkreis erreichen sollen als die Versendeberechtigung des Absenders es erlaubt, müssen von der nächst höheren Instanz freigegeben bzw. versendet werden.

Wenn z.B. eine Berechtigung für den Versand an Studierende vorliegt, aber eine Mail an den Gesamtverteiler verschickt werden soll, so muss die Freigabe durch die Geschäftsführung erfolgen.

Ein weiteres Beispiel: es ist die Berechtigung für den Versand an alle Mitarbeiter eines Departments vorhanden, es soll aber eine Mail an alle Mitarbeiter verschickt werden. Hier muss die Freigabe durch den Dekan erfolgen.

In Ausnahmefällen (z.B. wenn keine berechtigte Person erreichbar ist) übernimmt das BIT den Versand. Dazu muss, je nach Adressatenkreis, die Zustimmung des Dekans bzw. der Geschäftsführung zum Inhalt der Mail dem BIT vorliegen.

Über die Mailverteiler dürfen nur Inhalte versendet werden, die die dienstlichen Aufgaben des jeweiligen Bereiches (Absenderadresse) betreffen.

So dürfen z.B. Mails aus der Absenderadresse Mitteilungen aus den internen Einrichtungen kein Hinweis auf eine Veranstaltung der Wirtschaftsfakultät beinhalten. Ein weiteres Beispiel für eine zweckentfremdete Nutzung sind Mails an den Gesamtverteiler beim Verlust einer Geldbörse.

Es sollte darauf geachtet werden Anhänge zu vermeiden, sofern dies möglich ist. So ist eine Verlinkung auf Dokumente im Internetauftritt denkbar (Webmaster ansprechen). Wenn Anhänge nicht zu vermeiden sind, sollte ein PDF statt eines Officedokuments verwendet werden. Dies dient auch dem Datenschutz.

Gesamtverteiler und dessen Unterverteiler (MV-Gesamt-UWH)

  • Dekanate, interne Einrichtungen

Mailverteiler Mitarbeitende und dessen Unterverteiler (MV-Mitarbeiter)

  • Betriebsrat

Mailverteiler Studierende und dessen Unterverteiler (MV-Studierende)

  • Internat. Office, Studierendensekretariat, Studierendengesellschaft, Hochschulwerk, Career Service, Studierendenrat, Fachschaften

Studierende, die einen Mailversand an einen der Verteiler wünschen, richten sich bitte, je nach Inhalt, an das zuständige Dekanat oder die Abteilung Kommunikation.

Von dieser Regelung abweichende Nutzungswünsche müssen dem BIT schriftlich mitgeteilt werden. Die Einzelfallprüfung und -entscheidung obliegt dann der Geschäftsführung.