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Intranet Uni WH | Stellvertretung

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Stellvertretung

Durch Stellvertreterrechte ermöglichen Sie einer anderen Person zeitweise den Zugriff auf einen oder mehrere Ihrer Standard-Outlook-Ordner (Kalender, Aufgaben, Posteingang etc.). Hierbei können Sie jeweils festlegen, ob ihr Stellvertreter eine Berechtigung nur zum Lesen oder auch zum Bearbeiten erhalten soll.

Falls Sie Kolleg:innen dauerhaft Zugriff auf Ihr gesamtes Postfach geben möchten, schicken Sie uns bitte eine Mail aus ihrem UWH-Postfach(!) an BIT-Support(at)uni-wh.de und teilen Sie uns bitte mit, welche Zugriffsrechte (lesen/schreiben, nur lesen, nur Kalender etc.) Sie für wen eingerichtet haben möchten.
Wir tragen diese Zugriffsrechte dann mit unseren Administrationswerkzeugen ein, da das mit Outlook insbesondere bei Postfächern mit vielen Unterordnern recht mühsam ist. Die berechtigte Person kann Ihr Postfach dann wie hier beschrieben in Outlook oder Outlook Web Access einbinden.

  • Wählen Sie aus dem Menü "Datei" -> "Kontoeinstellungen" ->  "Zugriffsrechte für Stellvertretung"
  • Durch Anklicken von "Hinzufügen" erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie die Person, die Sie vertreten soll, aus dem globalen Adressbuch auswählen können. (Alternativ können Sie hier auch die Berechtigungen für eine bereits existierende Stellvertretung durch Auswahl der Person und Anklicken von "Berechtigungen" ändern oder Stellvertretungen löschen.)
  • Es öffnet sich das Dialogfeld "Berechtigungen der Stellvertretung". Hier können Sie für die verschiedenen Module von Outlook eintragen, welche Berechtigungen ihre Stellvertretung erhalten soll: keine Berechtigung, nur lesen, lesen und neue Einträge hinzufügen oder volle Rechte, d.h. zusätzlich auch das Recht, vorhandenes zu ändern.
    Wichtig: Wenn Sie alle Berechtigungen auf "Keine" stellen, bleibt für die als Stellvertreter eingetragene Person trotzdem das Recht erhalten, Mails in ihrem Auftrag zu senden! Dieses Recht ist quasi das Grundrecht des Stellvertreters. Möchten Sie auch dieses Recht entziehen, dann löschen Sie den Stellvertreter komplett aus der Liste!
  • Die Option "Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten" ist standardmäßig aktiviert, damit ihre Stellvertretung Informationen zu ihren Besprechungen in ihrem eigenen Posteingang erhält.
  • Die Berechtigung für den Posteingang sollten Sie mindestens auf Stufe 1 (nur lesen) stellen, damit ihre Stellvertretung Zugriff auf ihre neuen Mails hat.
  • Es empfiehlt sich, die Option "Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden" zu aktivieren, damit ihre Stellvertretung auch gleich über die ihr erteilten Rechte informiert wird.
  • Nach Beendigen des Dialogs zur Einstellung der Berechtigungen haben Sie die Möglichkeit, weitere Stellvertretungen hinzuzufügen. Sie können die Berechtigungen für jede Stellvertretung gesondert definieren.
  • Nach Beenden des Dialogs mit "OK" sind die eingetragenen Stellvertreterrechte aktiviert und der berechtigte User erhält eine Mail, die ihn über seine Stellvertreterrechte informiert.

Klicken Sie zuerst auf die Registerkarte "Datei" und dann auf der Registerkarte "Öffnen" auf "Ordner eines anderen Benutzers".

Lesen Sie bitte weiter bei Kalender.