For­schungs­da­ten sollten auf ei­nem zen­tra­len Server abgelegt wer­den. Der Zugriff sollte berechtigten Per­so­nen mög­lich sein, und die Forschungsdaten sollten regelmäßig gesichert wer­den.

Das Back-up der Daten sollte nach der 3-2-1-Regel er­fol­gen: 3 Kopien auf 2 Me­di­en, wobei min­des­tens 1 Kopie räumlich getrennt abgelegt wird.

Die Erstellung und Nutzung einer klaren Struktur bei der Datenorganisation ist essentiell. Wissenschaftler:innen, die neu in eine Forschungsgruppe kommen, können sich erkundigen, ob in der Arbeitsgruppe bereits vorgegebene Strukturen existieren.

Ein effizienter Umgang mit einzelnen Forschungsdaten ist wichtig, vor allem dann, wenn Datensätze im Laufe des Forschungsvorhabens Veränderungen unterliegen. Eine Versionskontrolle geht mit einer präzisen Bennennungskonvention einher.

Die Bezeichnung der einzelnen Datensätze sollte sequentiell sein und neben der Versionsnummer das Speicherdatum beinhalten. Dieses sollte dem YYYYMMDD-Format folgen, um spätere Sortierungsvorgänge zu erleichtern. Wenn ein Datensatz abschließend bearbeitet wurde, sollte die Version am besten als final gekennzeichnet werden.

Für die kollaborative Arbeit in Projekten und im Forschungsdatenmanagement stellt die Universität mit Sciebo („Science Box“) einen hochschulinternen, nicht-kommerziellen Cloud-Speicher zur Verfügung. Sciebo ermöglicht das sichere Speichern, Synchronisieren und Teilen von Daten innerhalb von Forschungsteams sowie mit externen Projektpartner:innen.

Sciebo eignet sich für die gemeinsame Datenorganisation und den Austausch von Dateien. Forschungsteams können darüber Ordnerstrukturen abstimmen, Versionen nachvollziehbar machen, Rollen und Zugriffsrechte klar definieren, eine gute Dokumentation aufbauen, Metadaten vereinheitlichen und nachvollziehbare Workflows schaffen, um Ergebnisse langfristig verständlich und überprüfbar zu machen. Zudem erleichtert das Tool Abstimmungen, die gemeinsame, simultane Bearbeitung von Dokumenten und den sicheren Austausch großer Dateien. Gleichzeitig erfüllt die Plattform die hohen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit (DSGVO-konform).

Sciebo wird an mehr als 20 Hochschulen in NRW genutzt. Forschungsprojekte können einen gemeinsamen Speicherplatz bekommen und externe Personen zur Mitarbeit eingeladen werden. Ein Back-up findet nur sehr eingeschränkt statt. Sciebo ist also ein Arbeits- und Austauschspeicher, aber kein Archivsystem und nicht geeignet, um Daten jahrelang zu sichern. Alle Teilnehmenden müssen daher selbst für eine Sicherung der gespeicherten Daten auf einem anderen System sorgen (vgl. 3-2-1-Regel). Um Daten mit persistenten Identifikatoren (z. B. DOI) zu veröffentlichen, braucht es außerdem institutionelle oder fachspezifische Repositorien.

Zugang

Sciebo steht allen Mitgliedern der Universität Witten/Herdecke zur Verfügung. Weitere Informationen gibt es bei den Software-Diensten. 

Das BIT hat zu Sciebo auch eine Liste mit FAQs eingerichtet.