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Intranet Uni WH | Videokonferenz per Adobe Connect

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Videokonferenz per Adobe Connect

Es erreichen uns immer häufiger Fragen zu den Themen

  • Video- oder Webkonferenzen,
  • Online-Sprechstunden und
  • Online-Forschungstreffen / Arbeitsgruppentreffen.

Wir bieten Ihnen dazu die Lösung Adobe Connect an, die sich im universitären Umfeld als Standard etabliert hat und an fast allen deutschen Universitäten erfolgreich eingesetzt wird. 

Sie wird als Dienst des DFN (Deutsches Forschungsnetz) angeboten und wurde durch das BIT für die Benutzung an der Uni Witten/Herdecke eingerichtet und bereitgestellt. Die Nutzung ist für Sie kostenfrei.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir andere Lösungen für Webkonferenzen nur bedingt anbieten können, da wir für die einzelnen Produkte weder die datenschutzrelevanten Details noch den Supportaufwand abschätzen können.

Wozu kann Adobe genutzt werden?

Mit Adobe Connect können online Vorlesungen und Seminare veranstaltet werden, wobei neben der Übertragung von Audio und Video mittels Webcam und Headset auch die Verteilung von Dateien an die einzelnen Teilnehmer und der klassische Text-basierte Chat möglich sind. 

Folgende Funktionen sind während einer Veranstaltung über diese Lösung möglich:

  • Audio/Video Multipoint Konferenzen 
  • Shared Whiteboard 
  • Archiv für PowerPoint Präsentationen 
  • Application und Desktop Sharing (Desktop Sharing nicht unter Linux) 
  • Chat 
  • Polling (Abstimmungstool) 
  • Aufzeichnung von Konferenzen

Videos zur Arbeit mit Adobe Connect

Um den Einstieg zu erleichtern, stellen wir Ihnen hier professionelle Videos der Hochschule OWL zur Arbeit mit Adobe Connect vor:

Hinweis

Die Anmeldung erfolgt nicht wie in den Videos beschrieben über Name und Passwort, sondern über AAI. Rufen Sie dazu die Anmeldeseite für die Webkonferenz auf: https://webconf.vc.dfn.de und wählen Sie die Option „Anmeldung über DFN-AAI“. Hier wählen Sie als Organisation ggfls. die Universität Witten/Herdecke aus und melden sich dann wie gewohnt mit Ihrem Benutzernamen und Password an. (Benutzername und Password sind identisch zu Ihrem Account an der Uni.)

Detailinformationen

Wenn Sie diesen Dienst nutzen möchten, sollten Sie einige Hinweise beachten, die wir hier zusammengefasst haben:

Computer

  • Falls Sie sich nicht auf den Text-basierten Chat beschränken möchten (jegliche Kommunikation muss dann "getippt" werden), benötigen Sie mindestens ein Headset für die Audio-Übertragung. Wenn Sie zusätzlich die Videoübertragung nutzen möchten, benötigen Sie auch eine Webcam.

Notebook

  • Die Verwendung eines Notebooks mit eingebautem Mikrofon und Lautsprecher ist möglich, aber wegen der relativ schlechten Tonqualität nicht empfehlenswert. Für die Videoübertragung ist die in manchen Notebooks integrierten Webcam ausreichend.

Alternative Audioübertragung: Telefon

Internetverbindung

  • Falls Sie einen Rechner ohne Verbindung zum LAN der UW/H verwenden (also keine Internetverbindung per Kabel verwenden), testen Sie bitte frühzeitig die Internetverbindung via WLAN, und zwar in dem Raum, den Sie auch für die eigentliche Veranstaltung nutzen möchten.
     
  • Nachdem Sie sichergestellt haben, dass Sie in dem für die Veranstaltung vorgesehenen Raum über eine funktionierende Internetverbindung verfügen, testen Sie bitte die Verbindung zum Adobe Connect Server: https://webconf.vc.dfn.de/common/help/de/support/meeting_test.htm
    Evtl. werden Sie aufgefordert, das Adobe Connect Add-In zu installieren. Dies ist ohne Administratoren-Rechte möglich.

 

Hinweis

Wenn Ihnen die notwendige Hardwareausstattung bisher nicht zur Verfügung steht oder bei den oben beschriebenen Tests Probleme auftreten, melden Sie sich bitte beim BIT.Wir prüfen dann, wie wir Ihnen geeignetes Equipment am besten zur Verfügung stellen, bzw. die Verbindungsprobleme lösen können.

Sobald die technischen Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie auf dem Server einen "Meeting Room" anlegen, in dem sich die Teilnehmer einer Veranstaltung dann treffen können. Falls Sie eine Veranstaltungsreihe planen (z.B. im Rahmen eines bestimmten Studiengangs), müssen Sie nicht für jedes Meeting einen neuen Meeting Room anlegen, sondern können den einmal angelegten Meeting Room immer wieder nutzen.

 

Gehen Sie bitte wie folgt vor (Anmeldung über DFN-AAI):

  • Rufen Sie die Anmeldeseite für die Webkonferenz auf: https://webconf.vc.dfn.de und wählen Sie die Option „Anmeldung über DFN-AAI“. Hier wählen Sie als Organisation ggfls. die Universität Witten/Herdecke aus und melden sich dann wie gewohnt mit Ihrem Benutzernamen und Password an. (Benutzername und Password sind identisch zu Ihrem Account an der Uni.)
     
  • Klicken Sie oben auf den "Meeting"-Button.
     
  • Geben Sie einen Namen für die Veranstaltung oder Veranstaltungsreihe ein.
     
  • Geben Sie einen Suffix für die URL ein, die Sie dann allen Teilnehmern als Adresse für das Meeting mitteilen können.
     
  • Stellen Sie Anfangszeit und Dauer passend für die ersten Tests der Teilnehmer ein, d. h. Sie sollten eine Anfangszeit einige Stunden vor dem eigentlichen Termin wählen, damit die Teilnehmer schon vorher die Möglichkeit haben, technische Schwierigkeiten auszuräumen.
     
  • Vertraulichkeit: Falls Inhalte der Veranstaltung vertraulichen Charakter haben oder Sie aus anderen Gründen sicherstellen möchten, dass nur die eingeladenen Teilnehmer den Meeting Room betreten können, wählen Sie hier "Nur registrierte Benutzer und genehmigte Gäste dürfen den Raum betreten." Sie müssen dann aber beim Start des Meetings jedem einzelnen "anklopfenden" Teilnehmer manuell den Zutritt gewähren.
    Alternativ können Sie auch "Alle Personen, die die URL für das Meeting haben, dürfen den Raum betreten" wählen, wobei Sie dann ein Passwort angeben sollten, das die Teilnehmer zum Betreten des Raums eingeben müssen. Wenn "ungebetene Gäste" für Ihre Veranstaltung(en) kein Problem sind, können Sie auf die Passwort-Option auch verzichten.
     
  • Falls Sie den Teilnehmern auch die Teilnahme per Telefon ermöglichen möchten und dafür ein Audioprofil angelegt haben (s.o.), aktivieren Sie bei "Einstellungen für Audiokonferenz" bitte "Diese Audiokonferenz in dieses Meeting einschließen", und wählen Sie das von ihnen angelegte Audioprofil aus.
     
  • Klicken Sie "Weiter".
     
  • Sie sind nun auf die Seite "Einladungen senden" gelangt und brauchen nur noch auf "Fertig stellen" zu klicken, um sich selbst eine Mail zu schicken, die alle relevanten Daten für das Meeting enthält. Diese Informationen können Sie dann an die Teilnehmer weiterleiten.

Tipps für eine erfolgreiche Webkonferenz

Vor dem eigentlichen Veranstaltungstermin:

  • Kündigen Sie die Veranstaltung allen Teilnehmern möglichst frühzeitig an, damit die Teilnehmer ggf. ausreichend Zeit haben, sich die benötigte technische Ausstattung zu organisieren.
     
  • Übermitteln Sie den Teilnehmern mit der Ankündigung auch gleich die Adresse (URL) und das evtl. benötigte Passwort für das Meeting, damit sie Gelegenheit haben, die Technik noch vor Beginn der Veranstaltung zu testen.
     
  • Testen Sie auch selber Ihr Equipment! (s.o. "Technische Voraussetzungen")

 

Wenn Sie (und die Teilnehmer) den Meeting Room betreten haben:

  • Klicken Sie irgendwo mit der rechten Maustaste und dann auf "Einstellungen". Sie starten damit den Einstellungsdialog des Adobe Flash Player. Klicken Sie dann auf das Mikrofon-Symbol und haken Sie "Echo reduzieren" an. Dies sollte auch von jedem Teilnehmer ausgeführt werden, der nicht per Telefon teilnimmt.
     
  • Über das Menü "Audio" können Sie die Meetingaudioübertragung starten. Wenn Sie für dieses Meeting auch die Teilnahme per Telefon eingestellt haben (siehe "Einrichten eines Meetings"), können Sie nun auswählen, ob die Audioübertragung nur per Computer, nur per Telefon oder über beide Wege möglich sein soll.
     
  • Am oberen Bildrand sehen Sie - von links nach rechts - Symbole für den Lautsprecher, das Mikrofon und die Kamera. Die entsprechenden Geräte sind nur aktiv, wenn Sie in Grün angezeigt werden. Sie können diese Geräte einfach durch Anklicken der Symbole aktivieren und deaktivieren. 

 

Eine umfassendere Hilfestellung für die zahlreichen Funktionen dieser Software und für einen erfolgreichen Ablauf eines eLearning-Events mit Adobe Connect finden Sie in dieser Anleitung der Universität Heidelberg: 

http://elearning-center.uni-hd.de/md/elearning/adobeconnect-doku-id.pdf

 

Anleitung des DFN für diesen Dienst: 

https://www.vc.dfn.de/webkonferenzen/kurzanleitung-links/