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Veranstaltungen an der Universität Witten/Herdecke

Sie planen eine Veranstaltung an der UW/H und sind sich nicht sicher, was es zu beachten und zu organisieren gibt? Dann sind Sie hier richtig!

Wenn Ihre Veranstaltung auf dem Campus stattfinden soll, müssen Sie im ersten Schritt eine Raumbuchung über UWE (s. unten) vornehmen. Sobald Sie eine Buchungsbestätigung erhalten haben, steht der Veranstaltungsmeldung über das untenstehende Formular nichts mehr im Wege.

Lehrveranstaltungen, Treffen und Workshops im Rahmen von wissenschaftlichen Projekten, UW/H-eigenen Initiativen oder akademischen Gepflogenheiten (z. B. Meetings der Lehrstuhlinhaber:innen, Fachkollegium etc.) melden Sie in diesem Formular bitte nur, wenn Sie eine öffentliche Berichterstattung, Aufnahme in den Veranstaltungskalender oder Beratung wünschen.

(Abschluss-)Feiern mit offiziellem Charakter melden Sie bitte nicht über das Formular an, sondern direkt bei Viktor Danilschewski (Facility Management) – zur Abklärung, welche Anforderungen u. a. aus Sicherheitsgründen in den Räumlichkeiten der UW/H beachtet werden müssen. Durch statische Gegebenheiten dürfen wir Veranstaltungen, bei denen getanzt wird, nur unter bestimmten Voraussetzungen und bis zu einer gewissen Größe zulassen. Sollte Ihre Veranstaltung nach Rücksprache mit Viktor Danilschewski diese Voraussetzungen nicht erfüllen, empfehlen wir Ihnen alternative Locations in der Umgebung, wie z. B. das Kitten oder die Henrichshütte.

Ihre Anfrage wird anschließend durch die Abteilung Kommunikation und Marketing geprüft – insbesondere mit Blick auf mögliche Risiken/nötige Absprachen, die sich zum Beispiel durch eingeladene Redner:innen oder zu treffende Sicherheitsvorkehrungen ergeben. Wenn alles unbedenklich ist, können Sie Ihre Veranstaltung ohne weitere Rücksprachen durchführen. Wir senden Ihnen innerhalb einer Woche eine kurze Bestätigungsmail. Sollte noch etwas zu klären sein, kommen die Kolleg:innen der Abteilung Kommunikation & Marketing auf Sie zu.

Dieser Prozess ermöglicht es, mehr Transparenz zu erlangen, welche Veranstaltungen an der UW/H stattfinden. Zugleich erleichtert er es Ihnen, Ihrer Verantwortung für die Einhaltung der notwendigen Standards gerecht zu werden und Hinweise auf mögliche kritische Punkte in Ihrer Planung zu erhalten und abzuwägen.

Selbstverständlich sind Sie als Veranstalter:innen weiterhin frei in der Wahl der Themen, Inhalte, Redner:innen, dem Teilnehmendenkreis etc.. Voraussetzung für die Gewährung dieser Freiheit ist das gemeinsame Verständnis,

dass der Diskurs wissenschaftsbasiert und ausgewogen ist,

dass geltendes Recht nicht verletzt wird,

persönliche Angriffe ausgeschlossen sind,

die Universität nicht unter dem Deckmantel der Wissenschaftlichkeit missbraucht wird, um nachweislich widerlegten Aussagen eine Bühne zu geben.

So können wir als Universitätsgemeinschaft gemeinsam zu einem guten Veranstaltungsmanagement und einer professionellen Wahrnehmung unserer Universität als Ort lebhafter Begegnung beitragen.

Organisatorische Hinweise

Bitte füllen Sie das untenstehende Formular komplett aus und beachten Sie folgende Erfordernisse für eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung:  

  • ACHTUNG: Alle Änderungen, die sich im Nachgang zu Ihrer Veranstaltungsankündigung ergeben, schicken Sie bitte ausschließlich anfolgende E-Mail-Adresse: anmeldungen_events@spam protectuni-wh.de.
  • Raumanfrage in UWE vornehmen und auf eine Buchungsbestätigung warten. Bitte beachten Sie, dass Lehr- und Forschungsveranstaltungen im Semester Vorrang haben und Zusagen erst nach vollendeter Semesterplanung erfolgen können.
  • Abstimmung mit der Haustechnik bezüglich der Gestaltung in Innenräumen und/oder Außenbereichen
  • Abstimmung mit der Haustechnik bezüglich eines ggf. erforderlichen Sicherheitskonzeptes (z. B. beim Besuch von hochrangigen Persönlichkeiten)
  • Abstimmung mit dem Brandschutzbeauftragten
  • Für Catering und Hilfe bei der Veranstaltungsdurchführung (Sonderveranstaltungen) können Sie das Veranstaltungsmanagement kontaktieren. Bitte achten Sie auf ein bio-faires Catering mit veganen Optionen.
  • Bitte sensibilisieren Sie für eine klimafreundliche An- und Abreise – Möglichkeiten hierzu finden Sie im Mobilitätsportal.
  • Tipps für die nachhaltige Veranstaltungsplanung finden Sie auf der Seite der Vernetzungsstelle Nachhaltigkeit.
  • Wenn die Beteiligung von Alumnae/Alumni der UW/H geplant ist, wenden Sie sich gerne zur Unterstützung an das UW/H Alumni-Management: alumni@spam protectuni-wh.de
  • Wenn Sie Beratung zur Gestaltung Ihrer Informationsmaterialien benötigen, können Sie sich immer an Mediengestalter Julian Kliem wenden (julian.kliem@spam protectuni-wh.de). Bitte kontaktieren Sie ihn frühzeitig, insbesondere wenn Sie Printprodukte, wie z. B. Poster oder Programmflyer, zur Verfügung stellen möchten (mindestens sechs bis acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn).

Sie möchten Ihre Veranstaltung bekannt machen?

Das Team Kommunikation kann Sie dabei mit verschiedenen Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit unterstützen. Das gilt sowohl für Präsenz- als auch für Online-Veranstaltungen. Sobald Sie das untenstehende Formular abgesendet haben, wird das Kommunikationsteam automatisch benachrichtigt. Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich. Wünschen Sie eine Pressemitteilung, benötigen wir Ihre Ankündigung spätestens vier Wochen vor dem Termin. Um eine rechtzeitige Eintragung in die Veranstaltungskalender auf der Website und im Intranet zu ermöglichen, senden Sie uns die Ankündigung bitte spätestens zwei Wochen vor dem Termin.

Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus.

Kontaktdaten
Art der Veranstaltung
Veranstaltung

Sofern zum Zeitpunkt der Veranstaltungsanmeldung die Namen noch nicht bekannt sein sollten, schreiben Sie sie bitte spätestens zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn an anmeldungen_events@spam protectuni-wh.de.

Größe der Veranstaltung
Eintrittskosten
Veranstaltungsbeschreibungen

Hinweis: Ihr Text wird vor Veröffentlichung redaktionell geprüft und ggf. bearbeitet (z. B. gekürzt).

Veranstaltungsmaterial
Gewünschte Veröffentlichungen

Mit den hier eingefügten Texten und evtl. Bildern wird ihre Veranstaltung in den Online-Veranstaltungskalendern der UW/H erscheinen. Außerdem wählt das Team Kommunikation redaktionell einige Termine aus, die auch im Newsletter UW/H intern und im Intranet veröffentlicht werden. Darüber hinaus kann das Kommunikationsteam anbieten, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen durch:

Bitte beachten Sie, dass sich durch eine Ankündigung in der örtlichen/evtl. überörtlichen Presse der Charakter Ihrer Veranstaltung ändern kann, weil interessierte Bürger:innen hinzukommen. Das Team Kommunikation prüft, ob Ihr Termin mit einer Pressemitteilung und/oder News, bzw. auf den Social Media-Kanälen der UW/H begleitet werden kann. Sie werden über die Entscheidung informiert. Wir benötigen Ihre Ankündigung spätestens vier Wochen vor dem Termin. Andernfalls können wir einen Versand an die Presse nicht garantieren.

Datenschutz / Datenverarbeitung

Mit dem Anklicken der Checkbox und dem Absenden Ihrer Anfrage erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten laut Datenschutzerklärung zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage einverstanden. Ihre Einwilligung in die Verarbeitung der von Ihnen gemachten personenbezogenen Daten für die von Ihnen vorgenommene Anfrage ist jederzeit widerruflich per E-Mail an public@spam protectuni-wh.de oder an die im Impressum angegebenen Kontaktdaten.

Achtung

Wenn das Formular korrekt ausgefüllt und abgeschickt wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Wenn Sie keine Bestätigung erhalten, schreiben Sie bitte an websupport@uni-wh.de. In diesem Fall liegt wahrscheinlich ein technisches Problem vor und die Informationen wurden nicht verarbeitet.

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