Voraussetzung: die eigene UW/H-Rufnummer muss auf der neuen TK-Anlage angelegt sein

Die neuen physischen Telefone an der UWH werden nicht über die bisherige ISDN-Telefonanlage, sondern über eine neue, leistungsfähigere VoIP-Telefonanlage (Voice over IP) gesteuert, welche in naher Zukunft die alte ISDN-Anlage und somit auch die alten Nortel-Telefone ersetzen wird. Dies ist nötig, um mehr Flexibilität und Handlungsmöglichkeiten zu erreichen, wodurch u.a. Telefongespräche über universitäre Rufnummern verschlüsselt werden können.

An vielen Sekretariats-Arbeitsplätzen stehen Cisco-Telefone vom Typ 8841, in Besprechungs- sowie Fokusräumen vom Typ 7811. Statt eines klassischen Telefons werden, unabhängig des Standorts, Softphones via App genutzt.

Die Softphones, egal ob für Windows, Macs oder Smartphones, verfügen über die nahezu gleichen Möglichkeiten wie ein klassisches Telefon und bieten den Vorteil, auch bequem im Home-Office verwendet werden zu können. Für Gespräche von zuhause sind dann keine privaten Telefone oder Diensthandys mehr nötig. Zwei Funktionen der Cisco-Telefone vom Typ 8841 können die Softphones nicht abbilden: weitergeleitete Gespräche zurücknehmen und Kurzwahltasten. Ansonsten bieten die Softphones sämtliche Funktionen wie ein klassisches Telefon.

Über das User Portal können, egal ob mittels Softphone oder klassischem Telefon telefoniert wird, Anrufbeantworter, Anrufliste, Weiterleitungen, Adressbuch etc. zentral eingesehen und bedient werden.