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Intranet Uni WH | E-Mail-Archive

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E-Mail-Archive

Falls Sie aufgrund Ihres Status an der UW/H nicht ausschließlich zu den Studierenden, Alumni oder Doktorand:innen gehören, haben Sie mit dem Umzug Ihres Postfachs auf den neuen Server (Exchange 2013) automatisch ein Mail-Archiv erhalten, in das permanent alle Mails verschoben werden, die älter als zwei Jahre sind.

Sie behalten aber weiterhin vollen Zugriff auf alle Ihre Mails, d.h. auch auf die archivierten Mails. (Näheres zum Umgang mit dem Archiv s.u.)  

Gleichzeitig entfällt die Größenbegrenzung Ihres Postfachs komplett. Sie werden also keine Warnungen mehr erhalten, die auf die fast erschöpfte Kapazität Ihres Postfachs hinweisen. (Die Limitierung auf 1GB für Studierende/Alumni/Doktorand:innen bleibt jedoch bestehen.)

  • Sowohl das Outlook auf Ihrem PC als auch der Server werden bei diversen Routine-Jobs entlastet, welche nun nicht mehr das gesamte Datenvolumen verarbeiten müssen sondern nur noch die jüngeren Mails. Sie profitieren davon durch ein flüssigeres Arbeiten mit Outlook.
     
  • Bei großen Postfächern mit den Mails der letzten 10 (und mehr) Jahre kam es immer wieder zu Problemen mit der Synchronisierung  des Postfachs auf die Festplatte des PCs bzw. Notebooks, was jeweils nur mit viel Handarbeit in den Griff zu bekommen war. Diese Probleme werden mit dem neuen Konzept weitgehend verschwinden.
     
  • Unser pro Gigabyte vergleichsweise sehr teures primäres Storage-System wird durch die Archivierung erheblich entlastet, wodurch die Ressourcen der UW/H geschont werden. Die für Sie (und uns) oftmals lästige Quotierung der Postfächer wird durch die Archivierung endgültig überflüssig (s.o.).
     
  • Das Archivierungskonzept ist auch Grundlage für eine weitergehende Archivierung einiger Postfächer im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Mails, die den Charakter von Geschäftsbriefen haben.

In Outlook und in Outlook Web Access (owa.uni-wh.de) finden Sie links unter Ihrem bekannten primären Postfach nun auch einen Eintrag für Ihr Archiv-Postfach „Archiv - <Ihre Mail-Adresse>“, in dem Sie alle Mails finden, die älter als zwei Jahre sind, und zwar in der gleichen Ordnerstruktur, die Sie in ihrem primären Postfach angelegt haben.

Wenn Sie Mails wie gewohnt in ihrem primären Postfach suchen werden nun zunächst alle Treffer in den Mails der letzten zwei Jahre angezeigt.

Möchten Sie auch ältere Mails finden, dann klicken Sie bitte am unteren Ende der Suchergebnisse auf “Suchen Sie erneut in Alle E-Mail-Elemente“.  Sie erhalten dann Treffer für alle Mails im primären und im Archiv-Postfach. Wenn Sie generell alle Mails durchsuchen möchten können Sie dies in Outlook einstellen: -> Datei -> Optionen -> Durchsuchen -> Wählen Sie im Abschnitt „Ergebnisse“ bitte: Nur Ergebnisse anzeigen aus „Allen Ordnern“.

Falls Sie ein Notebook verwenden und offline auf Ihre Mails zugreifen, beachten Sie bitte, dass Sie in diesem Status nur noch Ihre Mails der letzten zwei Jahre sehen, weil das Mail-Archiv nicht auf Ihr Notebook synchronisiert wird. (Ansonsten wären die Nachteile der bisherigen Lösung wieder präsent – s.o.)

Mittels IMAP oder ActiveSync (Handy) kann das Archiv nicht genutzt werden. Falls Sie bisher Outlook mittels IMAP verwendet haben sollten können Sie Ihr Postfach nun einfach mit dem nativen Outlook-Protokoll einbinden, um vollen Zugriff auf das Archiv zu bekommen. Näheres dazu finden Sie hier. Ansonsten beachten Sie bitte auch unser Angebot zur kostenlosen Nutzung von Office 365 Pro Plus (enthält Outlook 2016).