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FAQ E-Mail |Outlook

Cache-Modus ein/ausschalten

Der Cache-Modus von Outlook erstellt eine Kopie ("Cache") ihres Postfachs auf der Festplatte ihres PCs, so dass Sie bei einem Notebook auch dann auf ihr Postfach zugreifen können, wenn Sie gerade keine Netzverbindung haben.

Die Aktualisierung dieses Cache kann aber bei sehr großen Postfächern und insbesondere bei älteren PCs den Start von Outlook erheblich verzögern und ist gelegentlich Ursache von Problemen mit der Suchfunktion (-> unvollständige Ergebnisse).
Sie können den Cache-Modus daher bei PCs, die nicht mobil sind oder bei Notebooks, die Sie nur online nutzen, auch ausschalten. Folgen Sie dazu bitte dieser Anleitung von Microsoft:

Cache-Modus ein/ausschalten

Beachten Sie zu diesem Thema bitte auch folgendes:

  • Nach dem Umschalten des Arbeitsmodus müssen Sie Ihre Favoriten – in Outlook normalerweise links oben angezeigt – evtl. einmal neu anlegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Ordner, der in den Favoriten erscheinen soll und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü „In Favoriten anzeigen“.
  • Sie können den Cache-Modus auch ausschalten, wenn Sie ein Notebook verwenden. Sie können dann aber offline – d.h. ohne irgendeine Internet-Verbindung, z.B. im Flugzeug – auf keinerlei Mails, Termine oder sonstige Inhalte Ihres Postfachs zugreifen. (Wenn Sie nebenbei auch ein SmartPhone verwenden, um Ihr Postfach zu synchronisieren, hätten Sie dort allerdings zumindest die jüngeren Mails und Termine verfügbar.)
  • Sie können später auch wieder vom Online- in den Cache-Modus zurückschalten, doch der initiale Abgleich des Cache mit Ihrem Postfach kann dann je nach Größe des Postfachs u.U. Stunden in Anspruch nehmen, und es wird danach nochmals einige Zeit dauern bis auch die Suche in Ihrem Postfach wieder alle Ergebnisse liefert. Wir raten daher von häufigem Hin- und Herschalten zwischen den beiden Arbeitsmodi ab.
  • Änderungen des Outlook-Arbeitsmodus wirken ausschließlich auf die Arbeit mit Outlook auf dem PC, auf dem Sie die Änderung durchführen. Auf den Zugriff via owa.uni-wh.de , mittels SmartPhone oder via IMAP haben diese Änderungen keinen Einfluss.
Gelöschte Mails wiederherstellen

Wenn Sie gelöschte Mails wiederherstellen möchten schauen Sie bitte zuerst in den Ordner "Gelöschte Elemente" bzw. "Deleted Items". Hier finden Sie alle Mails, die Sie in den letzten 30 Tagen gelöscht haben (oder die durch eine von Ihnen angelegte Regel gelöscht wurden). Sie können diese Mails genauso wie Mails aus anderen Ordnern wieder an den gewünschten Ort zurückschieben.

Alle Mails im Ordner "Gelöschte Elemente" werden 30 Tage nachdem sie gelöscht wurden in einen zunächst nicht sichtbaren Bereich Ihres Postfachs verschoben, wo sie noch einmal 30 Tage lang aufbewahrt werden. Erst nach Verstreichen dieser Frist werden sie endgültig gelöscht. Sie können Mails auch direkt in diesen Bereich bewegen, indem Sie beim Löschen einer Mail die Shift-Taste gedrückt halten.

Auf diesen "versteckten" Bereich können Sie folgendermaßen zugreifen:

  1. Öffnen Sie den Ordner, aus dem die Mail vermutlich gelöscht wurde. (Meist ist das der Ordner "Gelöschte Elemente" bzw. "Deleted Items".)
  2. Wählen Sie aus dem Outlook-Menü den Reiter "Ordner".
  3. Wählen Sie jetzt "Gelöschte Elemente wiederherstellen".

Sie erhalten nun eine Liste mit allen Mails, deren Löschung 30 bis 60 Tage zurückliegt und können diese Mails wiederherstellen.

Die Suche liefert mir keine oder nicht alle erwarteten Ergebnisse, obwohl in dem durchsuchten Bereich definitiv passende Mails vorhanden sind. Was kann ich tun?

  1. Es ist möglich, dass die von ihnen gesuchten aber nicht gefundenen Mails bereits archiviert wurden, wenn diese Mails älter als zwei Jahre sind. Näheres dazu finden Sie hier unter "Suchen im primären Postfach und im Archiv".
  2. Falls Sie ihre Suche nicht in Outlook Web Access ausgeführt haben, versuchen Sie es bitte einmal dort. Sollten Sie auch in Outlook Web Access nicht die erwarteten Treffer erhalten, melden Sie sich bitte bei uns: BIT-Support(at)uni-wh.de
  3. Falls die Suche in Outlook Web Access erfolgreich war, dann liegt das Problem offenbar bei dem von ihnen verwendeten Mail-Programm. Falls es sich dabei um Outlook handelt, könnte das Problem mit dem "Cache"-Modus zusammenhängen.
    Überprüfen Sie bitte, ob Outlook im Cache-Modus läuft. Folgen Sie dazu bitte der Anleitung, die wir in unserer Info zum Cache-Modus oben verlinkt haben. Sollte Outlook im Cache-Modus laufen und Sie verwenden kein Notebook, mit dem Sie auch Offline mit Outlook arbeiten müssen, dann sollten Sie den Cache-Modus ausschalten (s.o.)
    Sollte sich Outlook nicht (mehr) im Cache-Modus befinden, und Sie erhalten trotzdem nicht die erwarteten Suchergebnisse, dann melden Sie sich bitte bei uns.
  4. Ansonsten - der Cache-Modus ist eingeschaltet und Sie möchten ihn auch weiterhin verwenden - gehen Sie bitte wie folgt vor:
    1. Beenden Sie Outlook
    2. Kopieren Sie  %USERPROFILE%\AppData\Local\Microsoft\Outlook  in die Adresszeile des Explorers (ganz oben in jedem Explorer-Fenster) und drücken Sie Return
      -> Der angebene Ordner wird im Explorer angezeigt.
      (Ersetzen Sie %USERPROFILE% bitte *nicht* durch etwas anderes sondern kopieren Sie die Zeichenkette so wie oben angegeben.)
    3. Sie finden hier nun eine Datei mit dem Namen <Ihre Mailadresse>.ost, die in der Regel die mit Abstand größte Datei in diesem Verzeichnis ist. Löschen Sie diese Datei bitte.
    4. Starten Sie Outlook.
      Die lokale Kopie ihres Postfachs wird nun neu erstellt und nachfolgend auch der Suchindex für diese lokale Kopie. Je nach Größe ihres Postfachs kann das wenige Minuten bis viele Stunden dauern, und diese Aktion wird ihren PC stark belasten, so dass andere Programme u.U. langsamer laufen als üblich. Den aktuellen Status der Neuindizierung können Sie abrufen, indem Sie zunächst in das Suchfeld klicken, dann auf das Icon "Suchtools", dann auf "Indizierungsstatus". Erst wenn dort "0 Elemente" angezeigt wird ist die Neuindizierung abgeschlossen, so dass die Suche wieder alle passenden Mails finden kann.
      Sollten Sie auch nach der Neuindizierung im Cache-Modus nicht die erwarteten Suchergebnisse erhalten, melden Sie sich bitte bei uns: BIT-Support(at)uni-wh.de
Profil löschen/anlegen

In Ausnahmefällen kann es sinnvoll sein, das Outlook-Profil neu anzulegen. Wir werden Sie dann darauf hinweisen. Folgen Sie dann bitte dieser Anleitung:

  1. Beenden Sie Outlook
  2. Öffnen Sie die Systemsteuerung (Windows 7: -> Start (links unten) -> Systemsteuerung, Windows 10: -> Start -> "Sytem.." eintippen -> Die "Systemsteuerung" Desktop App wird dann sofort gefunden und angeboten -> Anklicken.)
  3. In den Ordner "Benutzerkonten" wechseln und "E-Mail" starten. (Evtl. gibt es keine Ordnerstruktur - dann direkt "E-Mail" starten.)
  4. Klicken Sie: Profile anzeigen -> Hinzufügen -> Beliebigen Namen eintragen -> OK -> Weiter -> Fertig stellen
  5. "Immer dieses Profil verwenden" anhaken und das neu angelegte Profil auswählen -> OK

Beim nächsten Start von Outlook wird nun das neue Profil verwendet, wodurch diverse Probleme, die durch ein defektes Outlook-Profil entstehen können, vermieden werden.

Achtung: Falls Sie zuätzliche Postfächer eingebunden hatten oder sonstige spezielle Einstellungen vorgenommen hatten, so müssen Sie dies nun einmal wiederholen. Hilfe dazu finden Sie hier: Postfächer in Outlook einbinden

Zustellungsprobleme verstehen

Falls Sie eine Mail vermissen, die inzwischen eigentlich in Ihrem Posteingang auftauchen müsste (oder Ihr Kommunikationspartner vermisst eine Mail von Ihnen), dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Überprüfen Sie bitte zunächst, ob es sich womöglich nur um ein Anzeigeproblem handelt:
    Vergewissern Sie sich bitte, dass die Mails im Posteingang nach Eingangsdatum sortiert sind und dass eine nach "Unterhaltung" oder "thread" gruppierende Darstellung ausgeschaltet ist.
     
  2. Schauen Sie bitte nach, ob Sie die vermisste Mail in Ihrem Webmail-Zugang finden -> owa.uni-wh.de. Achten Sie bitte auch hier auf die korrekte Sortierung/Darstellung (s.o.). (Falls Ihr Kommunikationspartner eine Mail von Ihnen vermisst, dann lautet die Webmail-Adresse höchstwahrscheinlich anders.) Taucht die vermisste Mail auch hier nicht auf, dann haben Sie bzw. Ihr Kommunikationspartner diese Mail höchstwahrscheinlich tatsächlich nicht erhalten.
    Falls Sie die vermisste Mail im Webmail-Zugang finden, in Outlook jedoch nicht, dann besteht höchstwahrscheinlich ein Problem mit Ihrem Outlook-Cache. Folgen Sie dann bitte Punkt 4 in unseren FAQ zum Thema Suchprobleme lösen.
     
  3. Wenn eine Mail nicht zugestellt werden kann, erhält der Absender in der Regel automatisch eine Fehlermeldung des Systems, die oft übersehen wird, weil Sie recht technisch formuliert ist. Prüfen Sie bitte, ob Sie im Posteingang einen solchen Fehlerbericht finden.
    Im Abschnitt "Diagnoseinformationen für Administratoren" findet man Informationen zur Ursache des Problems, die oft auch für nicht-Administratoren hilfreich sein können.

    Hier finden Sie Erklärungen zu den häufigsten Fehlermeldungen, die im Abschnitt "Diagnoseinformationen für Administratoren" stets auf "Remote Server returned" folgen:

    Fehlercode 550, z.B. "550 Unknown recipient" oder "550 Requested action not taken: mailbox unavailable"  oder auch..  550-5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist. Please try 550-5.1.1 double-checking the recipient's email address for typos or 550-5.1.1 unnecessary spaces.
    bedeutet:
    Die Adresse, an die die Mail geschickt wurde, existiert nicht (mehr). Oder haben Sie oder ggfls. der externe Absender sich einfach nur vertippt?

    Fehlercode 550 (5.2.2), z.B. "550 Mailbox Quota Exceeded"
    bedeutet:
    Der Empfänger verwendet ein Postfach mit begrenzter Speicherkapazität, die inzwischen erschöpft ist. Daher werden an dieses Postfach keine weiteren Mails zugestellt. Man hat dann nur die Möglichkeit, den Empfänger auf anderem Wege zu kontaktieren.

    Fehlercode 554, z.B. 554 5.7.1 <Ihre UWH-Adresse>: Sender address rejected: uni-wh.de sender address not allowed from external servers
    bedeutet:
    Sie haben versucht, ihre E-Mail mit einer UWH-Absenderadresse über einen externen d.h. UWH-fremden Server zu senden. Unser Server weist solche Mails als Teil unserer Abwehrmassnahmen gegen Phishing-Mails zurück, weil die Verwendung von seriös bzw. vertraut scheinenden Absenderadressen ein von Phishing-Mails häufig verwendetes Mittel ist, um Seriösität vorzutäuschen. Nutzen Sie bitte ausschließlich die von uns dokumentierten Wege, um mit ihrem UWH-Postfach zu arbeiten: Zugriffsmöglichkeiten

    Fehlercode 554, z.B. "554 5.7.1 Service unavailable; Client host [194.25.134.22] blocked using bl.spamcop.net; Blocked - see www.spamcop.net/bl.shtml;
    bedeutet:
    Die Mail wurde vom Mailserver des Kommunikationspartners im Rahmen von dessen Anti-SPAM Maßnahmen abgewiesen, weil der sendende Server im Internet (hier: beim Dienstleister "spamcop") als SPAM-sendender Server gelistet ist. (Dies sollte Ihnen bei Mails, die Sie selbst schicken, eigentlich nie passieren, denn dann hätte die UWH das Problem, als "Spam-Schleuder" gelistet zu sein.)
    In der umgekehrten Richtung - Mails von externen Kommunikationspartnern werden von unserem Server abgewiesen - passiert das aber häufiger. Man kann dann dem in der Fehlermeldung angegebenen Link folgen, um auf der Seite von Spamcop oder ggfls. eines anderen Dienstleisters den aktuellen Status des sendenden Servers zu überprüfen. Ist der Server nicht mehr gelistet, wird die Mail bei einem erneuten Sendeversuch auch die Zieladresse erreichen. (Bei großen Providern macht es durchaus Sinn, auch ohne Beachtung des Spam-Status einen weiteren Sendeversuch zu unternehmen.)

    Zu Beginn des Texts der Fehler-Mail:
    Fehler bei der Zustellung der Nachricht an folgende Empfänger oder Verteilerlisten:
    studierende_medi        (<- Beispiel)
    Ihre Nachricht wurde aufgrund von Sicherheitsrichtlinien nicht zugestellt.
    bedeutet:
    Sie haben eine Mail an einen Mailverteiler geschickt, für den Ihnen die erforderliche Berechtigung fehlt. Lesen Sie in diesem Fall bitte hier weiter: Mail-Verteiler
     
  4. Sollten Sie keine Fehlermeldung finden oder diese nicht mit obigen Infos interprtieren können, dann melden Sie sich bitte bei uns:
    Damit wir das Problem untersuchen können leiten Sie uns bitte die Fehlermeldung weiter oder teilen Sie uns Absenderadresse, Zieladresse und den ungefähren Sendezeitpunkt mit.