Sie können Outlook verwenden, um über ein Fax-fähiges funktionales Postfach Faxe zu senden und zu empfangen. Falls Sie bisher keinen Zugriff auf ein solches Postfach haben, kontaktieren Sie bitte Ihre Teamleitung, die uns beauftragen kann, Ihnen den Zugriff auf ein vorhandenes fax-fähiges Postfach freizuschalten. Bei Bedarf richten wir dann auch ein zusätzliches Postfach ein.
 

Hier einige wichtige Informationen zum Faxen mittels Outlook:

• Zum Senden eines Fax mit Outlook geben Sie als E-Mail Adresse bitte folgendes ein: 
  [FAX:<Nummer>]
  
  Beispiel: [FAX:0023155599], wenn Sie an die Nummer 55599 in Dortmund faxen möchten. (Es werden hier also eckige Klammern verwendet, die Sie auf der Tastatur mit "AltGr" und "8" bzw. "9" erreichen.)
   
• Verwenden Sie bei Faxen an externe Nummern wie beim Telefonieren bitte eine führende Null.
   
• Die Betreffzeile einer solchen Fax-Mail erscheint *nicht* auf dem Fax. Sie können die Betreffzeile aber trotzdem verwenden, z.B. um das Fax später im "Gesendet"-Ordner besser wiederfinden zu können.
   
• Geben Sie im "Von"-Feld bitte unbedingt den Namen des Fax-fähigen Postfachs an, der ihnen vom BIT mitgeteilt wurde, ansonsten werden Sie nur eine Fehlermeldung erhalten. Sie können dieses FAX-Postfach aus dem Outlook-Adressbuch auswählen.
  
  (Sollten Sie in dem Fenster für eine neue Mail über den Feldern "An.." und "Cc.." kein Feld "Von.." angezeigt bekommen, klicken Sie im Menü des Fensters bitte auf "Optionen" und aktivieren Sie dann die Schaltfläche "Von".)
   
• Sie können den Inhalt des Fax einfach in den Body der E-Mail eingeben oder Word- und PDF-Dokumente an die Mail anhängen. Der Fax-Server erstellt daraus ein Fax, das zunächst den Inhalt des Mail-Body, dann den Inhalt der Anhänge enthält.
   
• Sie erhalten zu jedem Fax ein Sendeprotokoll, das Sie u.a. über Erfolg oder Mißerfolg - z.B. wegen einer falschen Fax-Nummer - informiert. Auch dieses Sendeprotokoll geht in ihrer Fax-Mailbox ein.
   
• Eingehende Faxe landen ebenfalls in ihre Fax-Mailbox und enthalten den Inhalt des Fax als PDF-Dokument.

Falls ihnen die zu faxenden Dokumente nicht in elektronischer Form vorliegen, können Sie auch die MFPs/Zentraldrucker zum Faxen verwenden.

Melden Sie sich zunächst mit ihrer FAX-PIN an.
(Geben Sie die PIN dazu direkt auf dem ersten Anmeldebildschirm ein, und verwenden Sie nicht Ihre SmartCard.)
Die FAX-PIN entspricht der Fax-Durchwahl mit drei führenden Nullen, also z.B. "000220", wenn die Fax-Durchwahl "220" lautet. Falls Ihre Fax-Durchwahl mit "44" beginnt, verwenden Sie davon bitte nur die letzten drei Ziffern. Die FAX-PIN berechtigt nur zum Scannen und Faxen, *nicht* zum Drucken oder Kopieren.

• Legen Sie ihr zu faxendes Dokument auf das Vorlagenglas oder in den automatischen Einzug des Geräts
   
• Wählen Sie auf dem Display des Geräts rechts "Scannen", dann "Fax".
   
• Über "Einstellungen" erreichen Sie ein Menü, in dem Sie die Vorlagengröße, -Orientierung und den Duplex-Modus (einseitig oder doppelseitig) wählen können. Die Einstellung für die Auflösung (DPI) und den Farbmodus sollten Sie nicht verändern, auch wenn Ihre Vorlage farbig ist.
   
• Geben Sie nun die Faxnummer des Empfängers ein - wie beim Telefonieren mit führender Null, wenn Sie eine externe Nummer wählen.
   
• Wählen Sie "Start". Falls Sie das Vorlagenglas verwenden, haben Sie nun die Option, eine weitere Seite aufzulegen und einzulesen (-> Weitere Seiten scannen) oder den Einlesevorgang zu beenden (-> Senden)
   
• Abmelden nicht vergessen!

Die Vorlagen werden nach dem Einscannen an den Faxserver übermittelt, der das Fax versendet und Ihnen per E-Mail ein Sendeprotokoll schickt. Beachten Sie bitte, dass diese Mail mit dem Sendeprotokoll in Ihrem Fax-Postfach eingeht, *nicht* in Ihrem persönlichen Postfach!