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Intranet Uni WH | LimeSurvey (Onlineumfragen)

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LimeSurvey (Onlineumfragen)

Für die Erstellung von Online-Umfragen bietet die UW/H allen Mitarbeitenden und Studierenden das Umfragetool LimeSurvey an. 

Direkter Zugang: https://limesurvey.uni-wh.de/admin

LimeSurvey ist eine freie Umfrage-Software. Mit ihr lassen sich webbasierte Umfragen erstellen, veröffentlichen und durchführen. Die Befragungsergebnisse werden in einer Datenbank erfasst und können von den Umfrageadministratoren mit internen Funktionen ausgewertet oder exportiert werden. 

Bitte beachten Sie, dass das BIT die Software bereitstellt, aber keine inhaltliche Beratung zur Bedienung von LimeSurvey anbieten kann.

Im Rahmen des Weiterbildungsangebotes der UW/H besteht aber für Mitarbeitende die Möglichkeit der Teilnahme an einer LimeSurvey-Schulung. Informieren Sie sich über die Termine auf den Seiten des Weiterbildungsangebotes.

Ein Bedienungsanleitung zu LimeSurvey finden Sie hier:
https://manual.limesurvey.org/LimeSurvey_Manual/de

Umfangreichen Support erhalten Sie in den Foren:
https://forums.limesurvey.org/
https://www.limesurvey.org/forum/german-forum

Bedingungen für die Nutzung von LimeSurvey an der UW/H

Soweit die Nutzung von LimeSurvey dazu bestimmt ist oder die Möglichkeit eröffnet, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu überwachen, nimmt der Betriebsrat seine diesbezüglichen Mitbestimmungsrechte wahr. 

Wenn Beschäftigte der UW/H an der Umfrage teilnehmen sollen, damit sind auch Studierende gemeint, die als studentische Aushilfen beschäftigt sind, ist es erforderlich, vor Durchführung der Umfrage die Zustimmung des Betriebsrates einzuholen und folgenden Prozess einzuhalten:

  1. Antragsteller/in: Ausfüllen des Antragsformulars, der Antrag wird automatisch an das BIT versandt
     
  2.  BIT: Einrichtung der Umfrage (ohne Veröffentlichungsrecht) und Info-E-Mail an Antragsteller
     
  3. Antragsteller/in: Erstellung der Umfrage, Export des Fragebogens (z. B. als PDF) und Versendung an BIT als Antwort auf Info-E-Mail des BIT
     
  4. BIT: Beteiligung Datenschutzbeauftragter
     
  5. Personalabteilung: Beteiligung Betriebsrat
     
  6. BIT: Bei Zustimmung Betriebsrat Vergabe der Veröffentlichungsrechte an Antragsteller/in
(Screenshot)

Die Teilnahme an Befragungen ist grundsätzlich ohne Anmeldung und meist anonym möglich. 

Beim Aufruf jeder Umfrage werden zum Zweck des technischen Betriebs Log-Daten erhoben. Die Verarbeitung dieser Daten wird in der Information zur allgemeinen Datenverarbeitung beschrieben, die auf jeder Umfrageseite oben rechts verlinkt ist.

Werden in einer Umfrage von den Umfrageteilnehmern weitere personenbezogene Daten erhoben, so hat der Umfrageadministrator darüber in einer Information zur Verarbeitung dieser speziellen Daten zu informieren.

Mit diesen Datenschutzinformationen für die Umfrageteilnehmer kommt die Universität Witten/Herdecke ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, z. B. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen. 

Informationen zur allgemeinen Datenverarbeitung

Beim Aufruf jeder Umfrage übermittelt der Browser, wie bei jedem Webseitenaufruf, Daten des abrufenden Geräts an das System. 

Folgende Daten werden von der UW/H in gesicherten Log-Dateien gespeichert: 

  •  abgerufene Webseite/-adresse 
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs 
  • IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers 
  • HTTP-Statuscode 
  • abgerufene Datenmenge 
  • Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers 

Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht. 

Die UW/H erhebt und verarbeitet die oben genannten für den technischen Betrieb erforderlichen Log-Daten zur Wahrung der technischen Sicherheit der Systeme zur Wahrung berechtigter Interessen der Universität gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f. EU-DSGVO. Die Daten sind für die Online-Durchführung der Befragungen und den sicheren Betrieb des Systems erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt. 

Die Daten werden für eine Dauer von längstens 7 Tagen gespeichert und dann gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Die Verarbeitung dieser Daten wird in der Information zur allgemeinen Datenverarbeitung beschrieben, die auf jeder Umfrageseite oben rechts verlinkt ist.

Informationen zur Verarbeitung spezieller Daten der Umfrageteilnehmer:innen

Die/der Umfrageadministrator:in entscheidet, ob in einer Befragung weitere personenbezogene Daten der Umfrageteilnehmer erhoben werden.

Für die Einhaltung des Datenschutzes und die Verwendung der erhobenen Daten ist die/der Administrator:in der jeweiligen Umfrage verantwortlich!

Werden in einem Befragungsformular weitere personenbezogene Daten erhoben, so hat die/der Umfrageadministrator:in auf der Startseite seiner Umfrage gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) über die mit der Umfrage verbundene Datenverarbeitung (Daten, Zweck, Rechtsgrundlage, Dauer der Speicherung, ggf. Übermittlung an Dritte, …) zu informieren.

Außer den im Befragungsformular erhobenen speziellen Daten können folgende Daten erhoben werden, die LimeSurvey als Funktionen anbietet: 

  • IP-Adressen der Teilnehmer 
  • E-Mail-Adressen der Teilnehmer 
  • Öffentliche Statistiken 
  • Browser-Cookies um wiederholte Teilnahme auszuschließen 
  • Datumstempel 
  • Zeitnahmen 

Die Umfrageteilnehmer müssen auf der Startseite der Umfrage vom Umfrageadministrator über folgende Punkte informiert werden:

  • Wer führt die Umfrage durch und ist verantwortlich für die Datenverarbeitung (Namen und Kontaktdaten)?
  • Zu welchem Zweck werden die Daten benötigt?
  • Wie ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung der Daten?
  • Wo werden die Daten verarbeitet (Drittlandübermittlung)?
  • Wer ist Empfänger der Daten bzw. hat Zugriff auf die Daten?
  • Wann werden die Daten gelöscht?
  • Welche Rechte haben die Umfrageteilnehmenden?

Der entsprechende Text kann auf der Willkommensseite untergebracht werden, mit dem Hinweis, dass sich der Umfrageteilnehmer durch das Ausfüllen der Befragung mit der Verarbeitung seiner Daten einverstanden erklärt (konkludent).

Der Text für den Datenschutzhinweis kann alternativ auch über die Funktion „Einstellungen zur Datenschutzrichtlinie“ eingeblendet werden. Die Umfrageteilnehmenden werden dann aufgefordert, sich explizit mit der Verarbeitung ihrer Daten durch Anklicken einer Checkbox einverstanden zu erklären.

Die Einstellungen dafür finden sich im Menü der Umfrage unter „Einstellungen“ -> „Einstellungen zur Datenschutzrichtlinie“. Dort kann der Text im Feld „Text für Umfrage-Datenschutzerklärung“ eingetragen werden, und dort kann man auch einstellen, wie die Anzeige erfolgen soll:
"Nicht zeigen" / "Inline-Text" / "Zusammenklappbarer Text"

Aufbewahrung und Löschung von erhobenen Daten

Jede:r Umfrageadministrator:in kann die erhobenen Daten der Umfragen exportieren und ist dann verantwortlich für ihre sichere Aufbewahrung und Verwendung. 

Die erhobenen Befragungsergebnisse werden 3 Monate nach Abschluss der Befragung durch die UW/H endgültig aus der Datenbank des Umfragesystems gelöscht. 

 

Die/der Umfrageadministrator:in beachtet beim Einsatz von Bildern und anderen Medien das Urheberrecht.

 

Die Nutzung von LimeSurvey ist ausschließlich für Umfragen gestattet, die mit Forschung, Lehre oder Organisation an der UW/H in Zusammenhang stehen. Die Nutzung für private Zwecke ist nicht gestattet.

 

In der grundlegenden Einstellung unseres LimeSurvey-Systems ist es nicht möglich, die Vorlagen („Templates“) für Umfragen oder die Beschriftungssets (vordefinierte Antworten, z. B. für Auswahllisten) zu verändern. Falls Sie eigene Vorlagen benötigen, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf (bit-support(at)uni-wh.de).

 

Beispieltext Datenschutzhinweis zum Download

Einen Beispieltext für den Datenschutzhinweis können Sie hier herunterladen. Bitte passen Sie den Text der konkreten Situation an.

Datenschutzinformationen für Umfrageadministrator:innen von Limesurvey

In der folgenden Datenschutzinformation wird die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Umfragesystems LimeSurvey beschrieben. 

Bitte lesen Sie als Umfrageadministrator:in diese Information sorgfältig und willigen vor dem Erstellen einer Umfrage in die Verarbeitung Ihrer Daten ein.