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Kalender
Kalender sind technisch immer Teil eines Postfachs d.h. eines persönlichen oder eines Team-Postfachs.
Wenn Sie also einen Kalender benötigen, auf den im Rahmen eines Projekts, einer Arbeitsgruppe oder eines Lehrstuhls dauerhaft mehrere Personen zugreifen können sollen, dann beauftragen Sie uns bitte mit der Einrichtung eines Team-Postfachs.
Näheres dazu erfahren Sie hier.
a) Sie verwenden die Stellvertreter-Einstellungen: Lesen Sie dazu bitte hier weiter. Wenn Sie das Recht "Bearbeiter" vergeben, erhält der/die Berechtigte alle Rechte auf Ihren Kalender.
b) Sie verwenden die detaillierte Rechtevergabe: In der Kalenderansicht von Outlook finden Sie links einen Eintrag für Ihren eigenen Kalender. Machen Sie bitte ein Rechtsklick auf diesen Eintrag und wählen Sie "Eigenschaften" -> "Berechtigungen". Hier können Sie weitere Mitarbeiter:innen hinzufügen und jeweils eine bestimmte Berechtigungsstufe oder detailliert eine beliebige Kombination von Berechtigungen einstellen (die Berechtigungsstufe wird dann als "Benutzerdefiniert" angezeigt.)
in Outlook:
- Wechseln Sie in die Kalenderansicht
- Sollte der gewünschte Kalender in der Spalte links nicht unter "Freigegebene Kalender" angezeigt werden: Rechstklick auf "Freigegebene Kalender" -> "Kalender hinzufügen" -> "Freigegebenen Kalender öffnen"
- Geben Sie nun den Namen des Postfachs ein, dessen Kalender Sie öffnen möchten -> Der Kalender wird in der Ansicht "Freigegebene Kalender" hinzugefügt, sofern Sie die erforderlichen Zugriffsrechte haben.
in Outlook Web Access:
- Wechseln Sie in die Kalenderansicht
- In der linken Spalte Rechtsklick auf "Meine Kalender", "Kalender von Personen" oder "Weitere Kalender" (je nachdem wo der Kalender angezeigt werden soll) -> "Kalender öffnen"
- Geben Sie bei "Aus dem Verzeichnis" den Namen des Postfachs ein, dessen Kalender Sie öffnen möchten -> Der Kalender wird links in der gewählten Rubrik hinzugefügt, sofern Sie die erforderlichen Zugriffsrechte haben.
WICHTIG: Löschen in einem freigegebenen Kalender evtl. nur bei gedrückter Shift-Taste möglich!
Beim Löschen in einem Kalender, für den Sie Schreib- und Löschrechte haben, kann es beim Löschen von Einträgen trotzdem vorkommen, dass Sie eine Fehlermeldung im Sinne von "nicht berechtigt" erhalten. In diesem Fall haben Sie höchstwahrscheinlich keinen Zugriff auf den "gelöschte Elemente"-Ordner des zugehörigen Postfachs, in den die gelöschten Termine normalerweise verschoben werden. Sie können Termine trotzdem löschen, indem Sie beim Löschen die Shift-Taste drücken - die Verschiebung nach "gelöschte Elemente" entfällt dann.
Im Outlook-Kalender werden nur die bundeseinheitlichen Feiertage angezeigt. Um die für NRW spezifischen Feiertage hinzuzufügen gibt es einen einfachen Weg:
Folgen Sie diesem externen Link, wählen Sie das Bundesland und das betreffende Jahr aus und klicken laden Sie dann den Link für die entsprechende .hol Datei an. Der Link ist unterhalb der Feiertagsauflistung zu finden.
Es öffnet sich als dann ein Fenster, in dem Sie bitte "Öffnen mit Microsoft Outlook" auswählen (normalerweise voreingestellt).
Sie werden dann nochmal gefragt, ob Sie die Bundeslandspezifischen Feiertage in Outlook importieren wollen oder nicht. Wählen Sie z. B. Nordrhein-Westfalen aus und bestätigen Sie den Dialog mit OK.
Die Feiertage werden nun in Outlook importiert.
Sie können die Nummerierung der Kalenderwochen Ihren Wünschen anpassen:
-> Menü "Datei" -> Optionen -> Kalender (linke Spalte) -> Arbeitszeit (rechts) -> Erste Jahreswoche
Um einen iCal Kalender in Outlook einbinden zu können brauchen Sie zunächst eine URL mit der Sie auf den iCalender zugreifen können. Ein solcher Kalender ist immer ein eigenständiger Kalender und kann in Outlook als solcher eingebunden werden.
Es ist nicht ohne Weiteres möglich Termine aus einem iCalender automatisch mit dem eigenen Outlook Kalender zusammenzuführen.
Um einen iCal Kalender in Outlook einzubinden wählen Sie aus dem Menü Datei "Kontoeinstellungen" -> "Kontoeinstellungen".
Dort ist ein Menüpunkt "Internetkalender" zu finden, den Sie bitte auswählen. Dann "Neu..." auswählen und die URL des iCalenders dort eintragen.
Hinzufügen drücken und Namen wählen unter dem der Kalender zukünftig in Ihrem Outlook erscheinen soll.
Mit OK bestätigen und anschließend Schließen drücken. Nun ist dieser Kalender in Outlook konfiguriert und in der Rubrik "Andere Kalender" in Ihrer Kalenderansicht zu sehen.
Um einen iCal Kalender in Outlook Web Access einzubinden, folgen Sie bitte der Anleitung zum Einbinden von UWH-Kalendern in Outlook Web Access weiter oben auf dieser Seite und wählen Sie dann aber statt "Aus dem Verzeichnis" die Variante "Internetkalender".
Outlook zeigt in der Standard-Einstellung allen anderen Outlook-Nutzenden der UWH an, für welche Zeiten Sie bereits Termine in Ihrem Kalender eingetragen haben ("Frei/Gebucht-Informationen"). Dies hat den Vorteil, dass andere User bei der Planung von Besprechungen mit dem Terminplanungsassistenten selbstständig erkennen können, welche Termine für alle Teilnehmer einer Besprechung überhaupt in Frage kommen.
Die Inhalte Ihrer Termine sind für andere User jedoch *nicht* sichtbar.
Wenn Sie auch die Frei/Gebucht-Informationen vor anderen Usern verbergen möchten, so dass andere User gar keinen Zugriff auf Ihren Kalender haben, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Outlook -> Datei -> Optionen -> Kalender -> Frei/Gebucht-Optionen -> In der Liste der angezeigten User "Standard" selektieren -> Berechtigungsstufe auf "Keine" stellen.