Voraussetzung für die Aufnahme einer Publikation ist ihre Veröffentlichung, d. h. sie ist einer breiten Öffentlichkeit in gedruckter oder elektronischer Form zugänglich gemacht worden. Elektronische Dokumente müssen stabil und langfristig zur Verfügung stehen.

Melden Sie sich hier an: https://hochschulbibliographie.uni-wh.de/ 

Erst nach der Anmeldung können Sie Einträge erstellen. Klicken Sie oben rechts auf „Anmelden“, wählen Sie unsere Universität aus und melden Sie sich mit Ihrem üblichen UW/H-Benutzernamen und -Passwort an. Sie können auch Werke einer anderen Person anlegen.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit und geben Sie Ihre ersten Einträge Schritt für Schritt anhand des Manuals ein. Das Manual hat viele Screenshots und Tipps, die Ihnen bei der Orientierung helfen und am Ende Arbeit ersparen.
Machen Sie vor der Eingabe/dem Import immer erst eine Dublettenprüfung (Titel oder DOI/ISBN ins Suchfeld eingeben).
Prüfen Sie Ihre Eingabe immer auf Basis der Originalpublikation. Nutzen Sie z. B. das PDF vom Journaleintrag, den Eintrag in Pubmed oder auf Springerlink, das Impressum oder Inhaltsverzeichnis eines Buches o. ä.

Geben Sie den Namen der Person oder der Organisationseinheit ins Suchfeld ein und wählen im dann erscheinenden Vorschlagsassistenten das Suchkriterium aus. Wählen Sie den/die Wissenschaftler:in bzw. die Organisation aus der Ergebnisliste aus. Links können Sie bei vielen Suchergebnissen noch weitere Filter setzen. Im Personeneintrag oder Eintrag der Organisationseinheit scrollen Sie dann bis zur Registrierkarte „Werke“. 

Gehen Sie nach Anmeldung und der Dublettenprüfung in der Menüleiste oben auf „Melden“ und wählen Sie „Werk“ aus. Wenn Sie den DOI oder die ISBN des Werks kennen, können Sie die bibliographischen Daten über den Link „Importieren via DOI oder ISBN“ importieren. Haben Sie keinen DOI oder ISBN, wählen Sie aus der Liste „Publikationstyp“ auf der Seite „Werk anlegen“ den passenden Typ aus. In diesem Fall müssen die bibliographischen Daten manuell erfasst werden. In beiden Fällen wird Ihnen dann ein Formular angezeigt, das aus mehreren Registerkarten („Workpages“) besteht. Welche Felder ausgefüllt werden müssen, entnehmen Sie dem Manual und/oder der Kurzanleitung. 

Zusätzlich zu den vom Anbieter mit *Sternchen markierten Pflichtfeldern gibt die UW/H folgende auszufüllende Pflichtfelder vor. 

• Workpage „Basisdaten“: Erscheinungsdatum,Sprache und „peer reviewed-Angabe“
• Workpage „Identifikatoren“: Externe Identifikatoren, Typ des Identifikators, Identifikator-ID: DOI bei Zeitungsartikeln, ISBN bei Büchern wie Monografien, Sammelwerke, Konferenzbände ... ISSN falls Sie ein Journal anlegen.
• Workpage „Person“: intern - Personendaten, Rolle; ggf. extern - Nachname, Vorname, Rolle (kein Titel); also alle am Werk beteiligten Personen in der Reihenfolge, laut Originalpublikation. UW/H-Forschende immer als „intern“ anlegen.
• Workpage „Ist Teil von“: Titel bei „Ist Teil von (Überordnung ist in der Datenbank vorhanden)“ sowie weitere Angaben, falls in Originalpublikation angegeben (Band, Heft, Seitenzahlen, Artikel ID). Jede Publikation muss mit dem Medium verknüpft werden, in dem sie veröffentlicht wurde.
• Bei Konferenzbeiträgen o. ä. erscheint die Workpage „Veranstaltung“: Veranstaltungsname, -Ort, Zählung (z. B. wie vielter Kongress), Datum

Eine Organisationseinheit bezeichnet eine Einrichtung der UW/H, wie z. B. einen Lehrstuhl, ein Institut, ein Department oder eine Fakultät. Die Datengrundlage der Hochschulbibliographie ist die offizielle Organisationsstruktur der UW/H und wird laufend aktualisiert. Organisationseinheiten und Projekte können nur vom Redaktionsteam eingepflegt oder gelöscht werden. Projekte sind bisher nicht eingepflegt.  

Das geben Sie nicht an. Alle aktuellen sowie teilweise auch ehemaligen Forschenden der UW/H haben einen eigenen Personeneintrag und sind ihrer Organisationseinheit zugeordnet. Wenn Sie beim Anlegen einer Publikation die Person verknüpfen, wird die Publikation automatisch auch den der Person übergeordneten Organisationseinheiten zugeordnet. Erst dann wird die Publikation auch auf der Publikationsliste der Person und/oder der ihr übergeordneten Organisationseinheit(en) angezeigt. Siehe auch „Workpage Person" in der Kurzanleitung unten oder im Manual.

In der Regel haben alle UW/H-Wissenschaftler:innen einen eigenen Personeneintrag in der Hochschulbibliographie. 
Bezogen auf einzelne Publikationen sind in der jeweiligen Originalpublikation die Affiliation angegeben. 
Bei fehlenden Personeneinträgen teilen Sie uns bitte den Namen sowie die entsprechende Publikation unter hochschulbibliographie@spam protectuni-wh.de mit und in welchem Verhältnis die Person zur UW/H steht oder bis wann stand.

Personeneinträge von Forschenden werden nicht gelöscht, sondern die Person erhält den Status „Alumnus/-a“. Somit bleibt die Publikation dem/der ehemaligen UW/H-ler:in und damit der übergeordneten Organisationseinheit zugeordnet. 
Möchten Sie Publikationen von ehemaligen UW/H-ler:innen nicht in der Publikationsliste eines Lehrstuhls aufführen, haken Sie bei Erstellung der Publikationsliste den Filter „Aktive Mitglieder“ bei „Organisation(en) und Projekt(e)“ an.

Auf der Workpage „Ist Teil von“ geben Sie die o. g. Angaben an. Bei Journaleinträgen finden Sie diese Angaben in der Originalpublikation, meist vor oder hinter dem Titel.
Beispiel 1: „J. Clin. Med. 2022, 11(16), 4751“
J. Clin. Med. = Abkürzung des Journaltitels; 11 = Band; 16 = Heft; 4715 = Artikel ID (wird bei reinen Onlinejournals / Epubs vergeben)
Beispiel 2: „J. Clin. Med. 2022, 11(16), 23 - 29“
Gleich wie bei Beispiel 1, nur dass „23-29“ die Seitenzahlen sind (bei Druckversionen)

Sobald das Redaktionsteam eine von Ihnen eingegebene Publikation überarbeitet hat, können Sie nichts mehr am Eintrag ändern. Teilen Sie dem Team bitte über hochschulbibliographie@spam protectuni-wh.de Ihre Änderungswünsche mit.

Lässt sich der Speichern-Button nicht anklicken, ist ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt. Auf welcher Workpage das unvollständige Pflichtfeld ist, sehen Sie an der roten Markierung im Workpage-Menü. Klicken Sie auf die rot markierte Workpage und ergänzen oder löschen Sie die rot markierten Daten (Löschen über den roten Papierkorb).

Sie können sich über verschiedene Wege absichern:

• Überprüfen Sie Ihre Eingaben anhand des Manuals.
• Vergleichen Sie die Angaben mit den Angaben in der Originalpublikation. 
• Kontaktieren Sie den Key-User für Ihr Department/Ihren Bereich (siehe "Ihre Ansprechpartner:innen").
• Warten Sie die Qualitätssicherung durch das Redaktionsteam ab. Dies kann je nach Aufkommen einige Zeit in Anspruch nehmen. Geprüfte Datensätze erhalten den Redaktionsstatus „Redaktion abgeschlossen“.

Sofort nach dem Abspeichern eines Datensatzes sind die Werke in der Hochschulbibliographie für alle User und auch alle externen Anwender:innen sichtbar. Auch in einer Publikationsliste erscheinen sie sofort, sobald sie die Liste neu erstellen oder aktualisieren. Achten Sie also immer auf eine sorgfältige Eingabe.

ORCID ist ein Werkzeug zum akademischen Identitätsmanagement. Die Wissenschaftler:innen legen ein ORCID-Profil selbst an und können es lebenslang unabhängig von Arbeitgeber:in oder Wirkungsstätte nutzen.
Wenn Sie sich bei ORCID registriert und Publikationsdaten eingetragen haben, können Sie Ihr ORCID-Profil mit der Hochschulbibliografie verknüpfen und synchronisieren. Informationen dazu finden Sie im User-Manual.

Bitte überprüfen Sie die Filtereinstellungen für Ihre Publikationsliste: Gehen Sie im Menü oben auf „PubliG – Gespeicherte Publikationslisten“, dann auf den Stift neben der entsprechenden Liste („Bearbeiten"). 

• Prüfen Sie, ob Sie die Liste nach Erscheinungsjahren gefiltert haben, und deshalb eine aktuelle Publikation nicht angezeigt wird. 
• Überprüfen Sie in der nicht erscheinenden Publikation in der Workpage „Person“, ob Sie die beteiligten UW/H-Wissenschaftler:innen als „intern“ angegeben haben.
• Prüfen Sie ggf. weitere gesetzte Filter. 

Anschließend prüfen Sie in der Vorschaufunktion der Publikationsliste, ob das Werk erscheint. Falls ja, gehen Sie auf „Speichern".

Sie können die Listen zurzeit nur in der Datenbank speichern und über die Publikationslisten-ID auf Ihrer Webseite einbinden (siehe Anleitungen). Weitere Möglichkeiten eines Exports der Liste, z. B. als PDF oder in Word, gibt es zurzeit nicht. Sie können die Liste jedoch aufrufen (PubliG – Gespeicherte Publikationslisten – Bearbeiten – Vorschau) und die Inhalte per Copy-Paste in Word einfügen und weiter bearbeiten.

Die UW/H-Hochschulbibliographie ist Teil einer von der Universitätsbibliothek Bochum und der Universitätsbibliothek Dortmund entwickelte Verbundhochschulbibliographie und wird von verschiedenen Forschungseinrichtungen (Mandanten) genutzt. Das bedeutet z. B., dass auch Wissenschaftler:innen der anderen Mandanten einen eigenen Personeneintrag haben und demnach als „intern“ gelten.

Suchen Sie die Publikation in der Hochschulbibliographie. Gehen Sie auf den Button „Zitieren“.  Wählen Sie ggf. den Zitationsstil aus. Kopieren Sie den Text in die Zwischenablage.
Möchten Sie mehrere Publikationen zitieren, empfiehlt sich die Erstellung einer Publikationsliste.
 

Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Webseite https://www.uni-wh.de/datenschutz/ unter Punkt 10.