Im Fokus des Intranet-Relaunchs – die Zielgruppen

Rund ein Jahr nach intensiver Planung, vielen Terminen mit Universitätsmitgliedern und ebenso umfangreicher wie schneller Umsetzung ist es endlich soweit: Die UW/H ist mit dem neuen Intranet online gegangen!

Das Projekt „Intranet-Relaunch“ verfolgte das Ziel, den Intranet-Auftritt der UW/H komplett zu erneuern - ihn technisch auf einen modernen Stand zu bringen, mit einem neuen Design und einer besseren Informationsarchitektur zu versehen und ihn vor allem zielgruppenorientiert zu gestalten.

Das Projektteam hat den bisher bestehenden Auftritt der UW/H grundlegend überarbeitet und den aktuellen Bedürfnissen und Nutzungsgewohnheiten angepasst. Eine klare Navigation, viele Einstiegsmöglichkeiten zur schnellen Orientierung und Auffindbarkeit von Informationen sowie eine einheitliche Bilderwelt kennzeichnen das Aussehen der Seite. Im Ergebnis ist eine flexible, barrierearme, zweisprachige Website entstanden, die responsiv auf allen Endgeräten funktioniert.

Herzlicher Dank

Danke an die vielen Mitarbeitenden und Studierenden aus den Fakultäten und der Administration, die sich neue Strukturen überlegt, Inhalte überarbeitet und Texte verfasst haben. In mitunter langen Prozessen halfen sie, neue informative Webseiten zu konzipieren.

Danke an die Redakteur:innen, die alle sehr gute Arbeit geleistet haben. Zuverlässig und in vielen Überstunden setzten Sie die neuen Seiten um.

Danke an die studentischen Aushilfen, die in allen Projektphasen bei teils schwierigen Rahmenbedingungen und knappen Zeitfenstern vollen Einsatz gezeigt haben.

Danke an die beiden Agenturen, die die technischen Voraussetzungen hergestellt, das moderne Design entwickelt und als Ratgeber zur Seite gestanden haben.

Danke an die Universitätsleitung und die Leitung Kommunikation & Marketing, die stets den Relaunch-Prozess unterstützt und mit ihren Entscheidungen geholfen haben, die Ziele des Projekts erfolgreich umzusetzen.

Feedback erwünscht

Noch bevor wir Sie im Folgenden ein wenig durch den neuen Intranet-Auftritt führen, haben wir eine Bitte: Ihr Feedback ist gefragt, erwünscht und notwendig!

Insbesondere in den Wochen und Monaten nach Einführung der neuen Intranet-Seiten wird es eine fortlaufende Nachjustierung und ggf. Weiterentwicklung der Seiten geben. Für das Projektteam und die Redakteur:innen in den Fakultäten und der Administration geht die Arbeit weiter, das Projekt wird Tagesgeschäft. Schreiben Sie uns an websupport(at)uni-wh.de, wir freuen uns über jede Rückmeldung!

Der neue Intranet-Auftritt

Hauptnavigation

Die Hauptnavigation auf der Startseite des neuen Intranets wartet mit einem komplett neuen Menü darauf angeklickt zu werden.

Im Kopfbereich jeder Seite finden Sie das A-Z-Verzeichnis mit vielen wichtigen Schlagworten, die Volltext-Suche, die Sprachwahl (deutsch – englisch) sowie den Login-Button.

Der Aufbau und die Struktur der Intranet-Seiten haben sich grundlegend geändert. Sie sind nicht mehr nach Themen organisiert, sondern die Zielgruppen stehen im Fokus, konkret heißt das: Sie als Nutzer:in. Die Informationen des Intranets sind ausgerichtet auf die wichtigsten Gruppen - Studierende und Mitarbeitende aus den lehrenden, forschenden und administrativen Bereichen.

Das Intranet soll als zentrale Informationsquelle dienen, es soll leichter werden, sich zu orientieren und die gesuchten Informationen auf kurzen Navigationswegen zu finden.

Schauen Sie sich um in den drei Themenbereichen „Studieren“, „Lehren & Forschen“ und „Arbeiten“, die direkt auf die jeweiligen Gruppen zugeschnitten sind. Der vierte Themenbereich „UW/H Services“ enthält zielgruppenübergreifende Informationen für alle UW/H-Angehörigen. Beim Klick auf einen der vier Hauptbereiche erwartet Sie ein Dropdown-Menü, das auf einen Blick alle Hauptthemen des Bereichs anzeigt. Klicken Sie auf ein Thema, sehen Sie - falls vorhanden - weitere Unterseiten. Wir haben zusätzlich viele Querverbindungen über Verlinkungen eingebaut, sodass Sie auch darüber schnell an Ihr Ziel kommen.

Startseite

Neben der neuen Navigationsunterteilung nach Zielgruppen bietet die Startseite Neuigkeiten, aktuelle Veranstaltungen, Teaser- und Schnellzugriff-Boxen.

Die Teaser-Boxen versorgen Sie mit aktuellen UW/H-spezifischen Themen und die Schnellzugriff-Boxen führen Sie mit direkten Links zu häufig benötigten Tools oder Themenfeldern. Sehen Sie doch mal rein und schreiben Sie uns gerne, wenn Ihnen etwas fehlt.

Inhalt

Bei den Inhalten liegt der Fokus auf einer zielgruppenorientierten Kommunikation für Studierende und für Mitarbeitende sowohl aus den wissenschaftlichen wie auch den administrativen Bereichen. Freuen können Sie sich über die Tatsache, dass das neue Intranet in großen Teilen „offen“ ist. Sie müssen sich nicht erst einloggen, um an Ihre Informationen zu kommen. Sensible Informationen und Dateien liegen natürlich nach wie vor auf passwortgeschützen Seiten. Wenn Sie eine Seite anklicken, die einen Login erfordert, kommen Sie direkt zur Login-Seite und können sich dort problemlos mit Ihren Anmeldedaten einloggen.

Geben Sie einen Suchbegriff in das Feld „Suche“ ein, werden alle Treffer zu diesem Suchwort angezeigt - durchsucht werden alle Intranet-Seiten und -Dateien. Möglicherweise gibt es hier an der einen oder anderen Stelle noch kleine technische Bugs, sodass z. B. ein Seitentitel oder ein Personenkontakt noch nicht gefunden werden. Daran arbeiten wir und beheben es zeitnah. Oder Sie können über das A-Z-Menu gehen und dort nach der gewünschten Information suchen.

Die Intranet-Seiten und -Texte werden (fast) durchgängig zweisprachig angeboten. Hier gibt es im Moment noch einige Stellen, die aus technischen Gründen noch nicht auf Englisch verfügbar sind. Das wird zeitnah nachgezogen.

Die Seitengestaltung ist soweit wie möglich barrierearm und daraufhin getestet worden. Alle Seiten werden komplett für das vorhandene Ausgabegerät – Desktop, Tablet oder Smartphone –automatisch entsprechend angepasst, sodass Sie immer auf alle Informationen zugreifen können.

Design

Auf allen Seiten entdecken Sie im Kopfbereich die Suche, das A-Z-Menü, die Sprachwahl und den Login-Button. Der Footer ist ebenfalls feststehend eingesetzt - mit dem Impressum, dem Feedback-Hinweis und einem Schnellzugriff auf die wichtigsten Social-Links sowie den internen und den externen Blog der UW/H. Die vier Hauptbereiche sind mit vier festgelegten Bildern gestaltet, sodass auch optisch immer erkennbar ist, in welchem Bereich Sie sich gerade bewegen.

Hintergründe zur Ausgangslage und Umsetzung des Intranet-Relaunches

Ausgangslage

Der Relaunch des Intranet-Auftritts war notwendig, weil das Intranet seit vielen Jahren schon technisch überholt war und nicht mehr den Anforderungen der Nutzer:innen entsprach. Die Navigationsstruktur war veraltet, die Suchfunktion erfüllte nicht immer ihren Zweck, Seiten waren mit Inhalten überfrachtet und teilweise mit veralteten Inhalten gefüllt.

Umsetzung

Bei dem Projekt haben UW/H-Angehörige aus allen im „alten“ Intranet vertretenen Bereichen und aus denen, die neu hinzugekommen sind, ihr Know-how in vielen Terminen eingebracht. Umgesetzt wurde der Relaunch durch ein vierköpfiges Projektteam, zwei Agenturen, studentische Aushilfen und Redakteur:innen aus den wissenschaftlichen und administrativen Bereichen. Aufgehängt war das Projekt unter der Leitung der Abteilung Kommunikation & Marketing.

Das Projektteam hat gemeinsam mit den beiden Agenturen die technischen Voraussetzungen geklärt und das neue Design entwickelt sowie eine Nutzungs- und Bedarfsabfrage in den Zielgruppen durchgeführt. Es folgten Gesprächstermine mit Vertreter:innen aus allen Bereichen der UW/H - mit Studierenden, Fakultäts- und Departmentvertreter:innen und Kolleg:innen aus allen administrativen Einrichtungen. In den Terminen ging es um die inhaltliche Analyse der Navigationsstruktur einzelner Bereiche und es sind Überarbeitungsvorschläge entstanden. Außerdem ist das Relaunch-Team auf diese Kontakte immer wieder zurückkommen, um Expert:innen für die Bearbeitung ganz konkreter Fragestellungen zu finden. Die studentischen Aushilfen und die Redakteur:innen aus den Fakultäten und der Administration haben die neuen Strukturen mit alten, überarbeiteten und neuen Inhalten befüllt. 

Das „alte“ Intranet

Das „alte“ Intranet ist noch ein paar Monate erreichbar.

Das Projektteam Intranet-Relaunch: Barbara Quinkert, Jana Wübbe, Felicitas Mai, Katrin Schubert