Sie planen eine Veranstaltung an der UW/H und sind sich nicht sicher, was es zu beachten und zu organisieren gibt? Dann sind Sie hier richtig!

Wenn Ihre Veranstaltung auf dem Campus stattfinden soll, müssen Sie im ersten Schritt eine Raumbuchung über UWE (s. unten) vornehmen. Sobald Sie eine Buchungsbestätigung erhalten haben, steht der Veranstaltungsmeldung über das untenstehende Formular nichts mehr im Wege.

Lehrveranstaltungen, Treffen und Workshops im Rahmen von wissenschaftlichen Projekten, UW/H-eigenen Initiativen oder akademischen Gepflogenheiten (z. B. Meetings der Lehrstuhlinhaber:innen, Fachkollegium etc.) melden Sie in diesem Formular bitte nur, wenn Sie eine öffentliche Berichterstattung, Aufnahme in den Veranstaltungskalender oder Beratung wünschen.

(Abschluss-)Feiern mit offiziellem Charakter melden Sie bitte nicht über das Formular an, sondern direkt bei Viktor Danilschewski (Facility Management) – zur Abklärung, welche Anforderungen u. a. aus Sicherheitsgründen in den Räumlichkeiten der UW/H beachtet werden müssen. Durch statische Gegebenheiten dürfen wir Veranstaltungen, bei denen getanzt wird, nur unter bestimmten Voraussetzungen und bis zu einer gewissen Größe zulassen. Sollte Ihre Veranstaltung nach Rücksprache mit Viktor Danilschewski diese Voraussetzungen nicht erfüllen, empfehlen wir Ihnen alternative Locations in der Umgebung, wie z. B. das Kitten oder die Henrichshütte.

Ihre Anfrage wird anschließend durch die Abteilung Kommunikation und Marketing geprüft – insbesondere mit Blick auf mögliche Risiken/nötige Absprachen, die sich zum Beispiel durch eingeladene Redner:innen oder zu treffende Sicherheitsvorkehrungen ergeben. Wenn alles unbedenklich ist, können Sie Ihre Veranstaltung ohne weitere Rücksprachen durchführen. Wir senden Ihnen innerhalb einer Woche eine kurze Bestätigungsmail. Sollte noch etwas zu klären sein, kommen die Kolleg:innen der Abteilung Kommunikation & Marketing auf Sie zu.

Dieser Prozess ermöglicht es, mehr Transparenz zu erlangen, welche Veranstaltungen an der UW/H stattfinden. Zugleich erleichtert er es Ihnen, Ihrer Verantwortung für die Einhaltung der notwendigen Standards gerecht zu werden und Hinweise auf mögliche kritische Punkte in Ihrer Planung zu erhalten und abzuwägen.

Selbstverständlich sind Sie als Veranstalter:innen weiterhin frei in der Wahl der Themen, Inhalte, Redner:innen, dem Teilnehmendenkreis etc.. Voraussetzung für die Gewährung dieser Freiheit ist das gemeinsame Verständnis,

dass der Diskurs wissenschaftsbasiert und ausgewogen ist,

dass geltendes Recht nicht verletzt wird,

persönliche Angriffe ausgeschlossen sind,

die Universität nicht unter dem Deckmantel der Wissenschaftlichkeit missbraucht wird, um nachweislich widerlegten Aussagen eine Bühne zu geben.

So können wir als Universitätsgemeinschaft gemeinsam zu einem guten Veranstaltungsmanagement und einer professionellen Wahrnehmung unserer Universität als Ort lebhafter Begegnung beitragen.

Bitte füllen Sie das untenstehende Formular komplett aus und beachten Sie folgende Erfordernisse für eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung:  

• ACHTUNG: Alle Änderungen, die sich im Nachgang zu Ihrer Veranstaltungsankündigung ergeben, schicken Sie bitte ausschließlich anfolgende E-Mail-Adresse: anmeldungen_events@spam protectuni-wh.de.
• Raumanfrage in UWE vornehmen und auf eine Buchungsbestätigung warten. Bitte beachten Sie, dass Lehr- und Forschungsveranstaltungen im Semester Vorrang haben und Zusagen erst nach vollendeter Semesterplanung erfolgen können.
• Abstimmung mit der Haustechnik bezüglich der Gestaltung in Innenräumen und/oder Außenbereichen
• Abstimmung mit der Haustechnik bezüglich eines ggf. erforderlichen Sicherheitskonzeptes (z. B. beim Besuch von hochrangigen Persönlichkeiten)
• Abstimmung mit dem Brandschutzbeauftragten
• Für Catering und Hilfe bei der Veranstaltungsdurchführung (Sonderveranstaltungen) können Sie das Veranstaltungsmanagement kontaktieren. Bitte achten Sie auf ein bio-faires Catering mit veganen Optionen.
• Bitte sensibilisieren Sie für eine klimafreundliche An- und Abreise – Möglichkeiten hierzu finden Sie im Mobilitätsportal.
• Tipps für die nachhaltige Veranstaltungsplanung finden Sie auf der Seite der Vernetzungsstelle Nachhaltigkeit.
• Wenn die Beteiligung von Alumnae/Alumni der UW/H geplant ist, wenden Sie sich gerne zur Unterstützung an das UW/H Alumni-Management: alumni@spam protectuni-wh.de
• Wenn Sie Beratung zur Gestaltung Ihrer Informationsmaterialien benötigen, können Sie sich immer an Mediengestalter Julian Kliem wenden (julian.kliem@spam protectuni-wh.de). Bitte kontaktieren Sie ihn frühzeitig, insbesondere wenn Sie Printprodukte, wie z. B. Poster oder Programmflyer, zur Verfügung stellen möchten (mindestens sechs bis acht Wochen vor Veranstaltungsbeginn).
• Wenn Sie die UW/H-Selfie-Fotowand bei Ihrer Veranstaltung einsetzen möchten, wenden Sie sich gerne per Mail an die Abteilung Kommunikation & Marketing: kommunikation.marketing@spam protectuni-wh.de.

Das Team Kommunikation kann Sie dabei mit verschiedenen Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit unterstützen. Das gilt sowohl für Präsenz- als auch für Online-Veranstaltungen. Sobald Sie das untenstehende Formular abgesendet haben, wird das Kommunikationsteam automatisch benachrichtigt. Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich. Wünschen Sie eine Pressemitteilung, benötigen wir Ihre Ankündigung spätestens vier Wochen vor dem Termin. Um eine rechtzeitige Eintragung in die Veranstaltungskalender auf der Website und im Intranet zu ermöglichen, senden Sie uns die Ankündigung bitte spätestens zwei Wochen vor dem Termin.